ما هو الفرق بين سند القبض وسند الصرف وأهميتهم لأعمالك؟ هذا السؤال يبحث عنه العديد من الأشخاص حيث يشغل أذهانهم كيف يتم التفرقة بين سند القبض والصرف ولهذا نجد أن هناك الكثير من العاملين بالشركات يتساءلون عن كيف يتم التفرقة بينهم في حين أن الإدارة المالية تستخدم سند القبض والصرف لتسجيل المعاملات المالية، ولكن أحدهما مدين والآخر دائن. لذا سنوضح في هذا المقال الفرق بين سند القبض وسند الصرف.
ما هو الفرق بين سند القبض وسند الصرف
يتم تحرير سند القبض والصرف من قبل الإدارة المالية للمنشأة وذلك لتسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية الخاص بالشركة، وسنوضح فيما يلي الفرق بين سند القبض وسند الصرف:
- سند القبض يتم تحريره لإثبات مستحقات لصالح المنشأة سواء كانت المستحقات نقدية أو شيكات. ويعد سند القبض طرف مدين في قائمة المركز المالي للمنشأة مما يعمل على زيادة الوضع المالي للمنشأة وزيادة نسبة الأرباح.
- سند الصرف يحرر من الإدارة المالية بالمنشأة حيث يدل على مستحقات واجبة على المنشأة ويتم سدادها بشكل نقدي أو على هيئة شيكات، لذا يأتي سند الصرف في الطرف الدائن في قائمة المركز المالي للمنشأة ويؤثر بالسلب على الوضع المالي للشركة.
اتضح بالسابق الفرق بين سند القبض وسند الصرف ولكن يجتمع الاثنان في الهدف من حيث إصدار سند القبض والصرف لتسهيل تسجيل القيم الخاصة بهم في الدفاتر المحاسبية، ولكنهما يختلفان في أن أحدهما دائن والآخر مدين.
تعريف سند الصرف
سند الصرف هو ذلك السند الذي يتم تحريره من قبل الإدارة المالية للشركة، ويتم إعطاءه للموردين مقابل استلام بضاعة لذا فهو يسجل كبند من المدفوعات التي تقوم بها الشركة. لهذا يجب أن يكون المحاسب المالي على دراية كافية بـ الفرق بين سند القبض وسند الصرف حيث يتكون سند الصرف من الآتي:
- اسم الشركة وعنوانها.
- تاريخ تحرير السند.
- الرقم التسلسلي الخاص بسند الصرف.
- اسم وعنوان البائع والرقم القومي الخاص به.
- وصف الخدمة التي يتم تقديمها مقابل سند الصرف.
- تاريخ بيع الخدمة المقدمة.
- الوقت الخاص بالبيع.
- يتم ذكر قيمة المبلغ المالي المدفوع مقدمًا.
- قيمة الضريبة المستحقة.
- التوقيع للطرفين البائع والمستلم، ويتم الوقيع بشكل كتابي أو رقمي حسب المتعارف عليه من كلا الجهتين.
- يجب أن يكون سند الصرف ثلاث نسخ حيث يتم إعطاء واحدة للعميل، والنسخة الثانية ترفق مع الملفات، أما النسخة الثالثة يتم إدراجها في الدفاتر المحاسبية. وتستخدم نسخة احتياطية عند الحاجة إليها.
ما معنى سند القبض
يبحث الكثير عن معنى سند القبض وماذا يدل وجوده؟ وكيف يؤثر على وضع المنشأة، وكيف يميز الفرق بين سند القبض وسند الصرف، سنوضح ذلك فيما يلي:
- سند القبض هو مستند يتم تحريره من قبل الإدارة المالية للشركة يفيد بقبض مستحقات مالية من خزينة الشركة مقابل أداء مهام قد أداها للشركة، وتكون خزينة الشركة في هذه الحالة طرف مدين في قائمة المركز المالي للشركة.
مكونات سند القبض
تختلف مكونات سند القبض عن مكونات سند الصرف حيث إن هناك اختلاف يتضح في الفرق بين سند القبض وسند الصرف. تشتمل مكونات سند القبض على العديد من البيانات المحاسبية المطلوب إدخالها والتي تتمثل في التالي:
- عنوان سند القبض وهذا يعتبر تفصيل لحالة سند القبض سواء كان نقدي أو عن طريق الشيكات.
- يتم ذكر تاريخ استحقاق سند القبض وذلك حتى يستطيع المحاسب المالي تسجيله في الدفاتر المحاسبية بشكل مناسب يتماشى مع أساس الاستحقاق.
- نقوم بإدخال اسم العميل الذي تم تحرير سند القبض لصالحه.
- يتم كتابة قيمة سند القبض بلغة الأرقام المستخدمة بالسند فإذا كانت اللغة المستخدمة هي اللغة العربية يتم كتابة الأرقام باللغة العربية، أما إذا كانت الأرقام باللغة الإنجليزية يتم كتابة الأرقام باللغة الإنجليزية.
- نقوم بعمل حقل تفقيط خاص بقيمة السند بالحروف فمثلًا إذا كان قيمة سند القبض 3000 ريال فيتم ملء بند التفقيط كالتالي ثلاثة آلاف ريال سعودي فقط لا غير.
- يتم كتابة السبب وراء سند القبض بمعني كتابة أن مبلغ السند مقابل لحساب التوريد أو حوالة نقدية لأحد الشركاء.
- يقوم المحاسب المالي بتحديد طريقة الدفع لسند القبض إما بشكل نقدي أو عن طريق الشيكات أو عن طريق حوالات بنكية.
- إذا تم تحديد طريقة دفع سند القبض بشيكات فيجب تحديد اسم البنك ورقم الشيك على سند القبض.
- يتم كتابة بيانات العميل بالكامل بناءً على الهوية الخاصة به أسفل سند القبض ويتم التوقيع أسفل الاسم، ويتم ذكر تاريخ الاستلام لمستحقات سند القبض.
مميزات سند القبض
يعتبر سند القبض له العديد من المميزات التي يتمتع بها وتزيد من أهميته لدى المنشأة وبشكل خاص الإدارة المالية. ويجب على المحاسب المالي تنظيم السندات، ومعرفة الفرق بين سند القبض وسند الصرف بشكل واضح. أهم ما يميز سند القبض ما يلي:
- يعد سند القبض مستند أساسي يرجع إليه المحاسب المالي عند مراجعة الأوراق في نهاية السنة المالية.
- يعتبر دليل إثبات هام لصاحب السند، ومستند مهم يتم اللجوء إليه في حالة حدوث أخطاء أو تلاعب بالأوراق داخل المنشأة.
- يعمل على تسهيل التسويات الخاصة بالسندات بشكل شهري وخلال السنة المالية.
- إذا حدث خطأ أو تلاعب في الدفاتر المحاسبية سواء كان هذا التلاعب تم في دفتر اليومية أو في دفتر الأستاذ فيتم اللجوء إلى سند القبض والتأكد من صحة البيانات.
- يتم تحديث الدفاتر المحاسبية باستمرار وذلك لمنع حدوث حالات التلاعب في الدفاتر واختلال الحسابات.
مشاكل سند القبض
هناك بعض المشاكل والسلبيات التي تتعرض لها مختلف السندات ويتمثل الفرق بين سند القبض وسند الصرف في المشاكل التي قد تحدث حيث يواجهه سند القبض للمنشأة أو العميل بعض من المشاكل والتي تتمثل في التالي:
- إذا تم التلاعب في البيانات الخاصة بسند القبض لا يتم الأخذ به قانونيًا إلا إذا تم إثبات التلاعب.
- يجب التأكد من خلو سند القبض من شطب أي بيانات، والمحافظة على سند القبض من حدوث أي قطع في أي جزء من أجزائه وذلك لأن أي إتلاف له يعتبر هذا السند غير قانوني.
- لا بد من التأكد من صحة بيانات العميل الخاصة بسند القبض وذلك لأن في حالة حدوث أي أخطاء يضيع حق كلا الطرفين.
في النهاية: وضحنا في هذا المقال الفرق بين سند القبض وسند الصرف. وبالرغم من الاختلافات بين سند القبض وسند الصرف لكنهما يشتركان في نقطة مهمة وهي أن الغرض منهما هو الاحتفاظ بالعمليات المالية في الدفاتر المحاسبية. يمكنك الاستعانة بفريق عمل شركة محاسبكم الذي يتميز بخبرته الكبيرة في إدارة المعاملات المالية والمحاسبية لإتمام عملك بفعالية وكفاءة من خلال عدد من الخدمات المميزة أبرزها مسك الدفاتر والمحاسبية. قم بتصفح خدمات محاسبكم لمعرفة المزيد أو تواصل معنا مباشرة.
