ما أهمية وجود برنامج محاسبة للمحلات في السعودية؟ هذا ما سوف نتحدث عنه بالتفصيل في هذا المقال. برامج المحاسبة ما هي إلا مجموعة من التطبيقات والأنظمة التي تعتمد عليها المحلات والمؤسسات الكبرى في تحديد ميزانيتها من إيرادات ومصروفات. كما أنه يمكن من خلالها متابعة كافة الأنشطة المالية التي تتعلق بالعمليات التجارية التي تشارك فيها المؤسسة وإليكم أهمية استخدام برنامج محاسبة للمحلات.
ما هي برامج المحاسبة؟
قبل أن تتعرف على أهمية وجود برنامج محاسبة للمحلات يجب أن تتعرف أولاً على مفهوم برامج المحاسبة وهي عبارة عن مجموعة من الدفاتر التي يتم إنشاؤها بصورة رقمية وذلك لإدارة ومتابعة كافة الأنشطة المالية التي تشترك فيها المؤسسة.
كما أنه يمكن من خلالها متابعة إيرادات ومصروفات الشركة ولا يقتصر دورها عند هذا الحد، بل إن البرامج المحاسبية يمكن الاعتماد عليها في تتبع جميع المعاملات المالية التي يتم الاعتماد على نتائجها في إعداد تقارير محاسبية يتم من خلالها فهم الوضع الحالي للمؤسسة بشكل دقيق.
مهام برامج المحاسبة
تقوم برامج المحاسبة بعدة مهام والتي منها ما يلي:
- تساعد البرامج المحاسبية في إدخال القيود الخاصة بالشركة بصورة يدوية كما يمكن تسجيلها بطريقة آلية على النظام.
- تساعد البرامج المحاسبية في الاحتفاظ بسجلات مرتبة وفق نظام معين ولهذا يمكن القول إن البرامج المحاسبية تعد بديلاً عن الدفاتر اليومية.
- يمكن من خلالها إصدار فواتير خاصة بعمليات البيع والشراء.
- يمكن استخدام البرامج المحاسبية في إعداد العمليات المحاسبية الخاصة بالمؤسسة.
- يتم الاعتماد عليها في إعداد التقارير المالية.
- تساعد على إعداد قائمة التدفقات النقدية.
- يتم الاعتماد عليها في تحديد الميزانية العمومية.
- يمكن الاعتماد عليها في تصميم قائمة المركز العالي.
- يتم استخدامها في إعداد شجرة الحسابات وإجراء التعديلات عليها وفقًا لما يطرأ من تغييرات داخل المؤسسة أو القوانين الضريبية.
- يمكن من خلالها إجراء متابعة للمحاسبة الضريبية.
يتم الاعتماد على برنامج محاسبة للمحلات في تنفيذ بعض المهام والتي تتمثل في:
- تجزئة الفواتير.
- عمل قائمة بالفواتير المرتجعة.
- يمكن استخدام البرامج المحاسبية في توقيع الفواتير بطريقة إلكترونية.
- يُستخدم برنامج محاسبة للمحلات في تكويد المنتجات.
- إخضاع الفاتورة لخاصية الباركود.
أهمية برامج المحاسبة
بعد أن تعرفت على مهام برامج المحاسبة سوف نذكر لك أهمية استخدام برنامج محاسبة للمحلات والتي يمكن تلخيصها في النقاط التالية:
- توفير الوقت والجهد: وذلك لأن برامج المحاسبة تقوم بإنجاز المهام الأكثر تكرارً بصورة إلكترونية أما المهام التي تتطلب تركيزًا وإبداعًا فإنه يُترك أمرها للمحاسب وهذا بالطبع له تأثيره الإيجابي في زيادة الإنتاج وتقليل الوقت. كما أنها تساهم في تقليص عدد الموظفين.
- رأس مال مستدام للشركة: إن استخدام برنامج محاسبة لا يعد من الأموال المستهلكة كما هو الحال في الاعتماد على عدد كبير من الموظفين وإنما مع مرور الوقت فإن الأموال العائدة من الاستثمار يمكن استخدامها في شراء برنامج محاسبي يتم استخدامه في توفير أرباح مباشرة أو غير مباشرة للشركة. والتي تظهر في شكل تقليل الوقت وإنجاز المهام بأسرع وقت.
- رفع كفاءة العاملين: من المعروف أن البرامج المحاسبية تتطلب إعداد الموظفين وتدريبهم جيدًا على استخدامها وهذا الأمر يفتح طريق الإبداع أمام الموظفين في تحليل البيانات بصورة آمنة ليتم من خلالها إعداد تقارير تفيد في الوقوف على الوضع الحالي للمؤسسة من إنتاج وتسويق وتحقيق أرباح.
- سهولة مراجعة الأخطاء: إن الاحتفاظ بالملفات المالية في مكان واحد يمكنك الوصول إليه سريعًا يفيدك في مراجعة الأخطاء وليس هذا فقط، بل إنه يساعدك على تصحيحها إن وجدت. كما يمكن تجنب حدوثها قبل وقوعها وبالطبع هذا الأمر يوفر عليك كثيرًا من الوقت الذي يتم استغراقه في مراجعة الملفات الورقية.
- عدم فقدان البيانات القديمة: تتضح أهمية استخدام برنامج محاسبة للمحلات في أنه يفيد في المحافظة على البيانات القديمة والتي يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة بعكس الملفات الورقية التي يمكن معها فقدان البيانات القديمة نتيجة تراكم الدفاتر.
- خلق ترابط بين كل العمليات المحاسبية: سبق أن ذكرنا أن البرامج المحاسبية يمكن استخدامها في إعداد شجرة الحسابات التي يمكن من خلالها نقل فواتير المشتريات بكل سهولة إلى قائمة المصروفات وهكذا حتى يصبح لديك نظاما سلسا في حساباتك يمكنك من خلاله تحديد الوضع المالي للمؤسسة خاصتك.
- جعل مهمة الرقابة المحاسبية أسهل: فمن خلال برنامج المحاسبة يتم التأكد أن العمليات المحاسبية خالية من التلاعب، وهذا يوفر الكثير من الوقت للمحاسبين القائمين بعمليات المراجعة والتدقيق.
- تسهيل إعداد القوائم المالية: من المعروف أن القوائم المالية تلخص نشاط المؤسسة وذلك لإعداد تقارير مالية توضح وضع المؤسسة الحالي، وهنا يأتي دور برنامج المحاسبة في إعداد القوائم المالية وإصدار التقارير بسهولة دون عناء.
- الربط مع نقاط البيع: يمكن الاعتماد على برنامج المحاسبة في إصدار فواتير الدفع بصورة مباشرة. كما أنه يتم ارتباطها بجهاز قارئ الباركود إصدار إيصالات الشراء والدفع بطريقة آلية لحظة الشراء.
- التجارة الإلكترونية: يمكن الاعتماد على برامج المحاسبة في إعداد حسابات التجارة الإلكترونية حيث إن استخدامها يوفر كثيرًا من الوقت والجهد في إعداد حساباتهم بأنفسهم دون الحاجة إلى وجود محاسب لإجراء هذه العمليات الحسابية.
مميزات وجود برنامج محاسبة للمحلات في السعودية
هناك عدة مزايا توفرها البرامج المحاسبية للمحلات والتي من أبرزها ما يلي:
- سهولة الاستخدام: حيث إن البرامج المحاسبية يمكن لأي شخص استخدامها دون أي مشاكل أو تعقيدات.
- توفير الوقت والجهد: حيث إن البرامج المحاسبية تفيد في إنجاز المهام بسرعة وبكفاءة أعلى مع احتمال قلة الخطأ.
- دقة البرنامج: تتميز البرامج المحاسبية بالدقة في إدارة المعاملات المالية وهذا يسمح لأصحاب المؤسسات في الحصول على نتائج دقيقة تُفيد في معرفة الوضع المالي للمؤسسة.
- ربط وتنسيق العمليات في جميع الأقسام: حيث إن البرامج المحاسبية يمكنها الربط بين أقسام المؤسسة وهذا يساهم في معرفة حركة المخزون وحجم المبيعات. كما أنه يساهم في إجراء رقابة مالية على المؤسسة بشكل دقيق.
مبادئ تساعدك على اختيار برنامج محاسبة مميز ومناسب
هناك عدة مبادئ يجب أخذها بعين الاعتبار عند اختيار برنامج محاسبة للمحلات وهذه المبادئ تتمثل في:
- مبدأ المنفعة – التكلفة: ويتلخص هذا المبدأ في أنه يجب عند اختيار برنامج محاسبي النظر إلى تكلفته التي يجب أن تكون أقل أو مساوية للمنفعة التي ينتظرها منها المستخدم وما يُقدم للمستخدم من مميزات.
- المرونة: يجب عند اختيار برنامج محاسبة أن يكون مرنا بحيث يمكن التغير والتعديل عليه وفقًا لما يطرأ من تطورات أو تغيرات في المنشأة وكذلك ما يستجد من قوانين تتعلق بالضريبة أو المحاسبة.
- مبدأ الرقابة والملائمة: يجب اختيار برنامج محاسبي يتوافق مع طبيعة عمل المؤسسة وحجمه والمجال الذي تعمل فيه.
- مبدأ الرقابة والتحكم: يجب اختيار برنامج محاسبي يوفر للمستخدم رقابة متكاملة على كافة الأقسام الداخلية للمؤسسة بما يضمن حماية أصولها من التلاعب.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية جولتنا والتي عرضنا خلالها أهمية وجود برنامج محاسبة للمحلات في السعودية، ومهام ومميزات هذه البرامج. ولكن لا داعي للقلق أو البحث مطولاً عن أفضل برنامج محاسبة للمحلات حيث توفر شركة محاسبكم نظام محاسبي معتمد ومتكامل للتعامل مع جميع المعاملات المالية والمحاسبية الخاصة بك بفريق من الخبراء لتضمن لك خدمات ذات جودة عالية بالإضافة إلى تقارير دقيقة تساعدك على تطوير العمل ونموه.
