تفضل العديد من المؤسسات الاطلاع على كمية المخزون المتوفر بشكل دائم، لكي تتعرف على كمية المنتجات الموجودة وحالتها حتى تضع خطة لتوفير المنتجات التي تحتاجها. ويمكن ذلك من خلال اتباع نظام الجرد لتسهيل عملية حصر البيانات الخاصة بالمخزون أو البضاعة، ولهذا سنناقش في هذا المقال من موقع محاسبكم ما المقصود بنظام الجرد والفرق بين الجرد الدوري والمستمر.
ما هو نظام جرد المخزون؟
قد يتساءل البعض عن مفهوم نظام الجرد وأهميته في الحفاظ على النظام والدقة في الحسابات المالية، والخطط التسويقية الخاصة بالمؤسسة، لذا يمكن الاطلاع على مفهوم نظام الجرد من خلال الآتي:
يعتبر الجرد من أهم الطرق التي يمكن من خلالها التعرف على أعداد وكميات المواد الخام والمنتجات الموجودة داخل المخازن.
من خلال ذلك يمكن حصر كميات المخزون، ومن ثم ملاحظة الاختلافات التي قد تظهر بين كمية المنتجات التي تم جردها بالفعل في المخازن، وكمية المنتجات المسجلة في المستندات الأصلية.
- بالإضافة إلى أنه يمكن الاعتماد على نظام الجرد للتحقق من وجود المواد الخام والبضائع في حالة سليمة.
- من الجدير بالذكر أنه ينصح العديد من الخبراء بعمل الجرد للتحقق من جودة وكمية المواد الخام باستمرار، وذلك لأنها قد تشكل 80% من تكلفة عملية الإنتاج بالكامل مما يدل على أهمية تلك المواد.
- كما تعتمد سهولة عملية الجرد على النظام المتبع لتسجيل المخزون في المخازن، والنظام الخاص بتسجيل المواد التي تم شراؤها والمواد المرتجعة.
- ذلك بجانب أنه توجد أنواع مختلفة من الجرد، حيث نجد أنه يوجد نوعان أساسيان للجرد وهما: نظام الجرد الدوري، والجرد المستمر.
- من الأفضل التعرف على الفرق بين الجرد الدوري والمستمر لتحديد نظام الجرد المناسب للمؤسسة.
الجرد الدوري
يمكن التعرف على كافة المعلومات والتفاصيل الخاصة بنظام الجرد الدوري من خلال الآتي:
- يعد الجرد الدوري إحدى أنواع الجرد التي تتيح إعادة تحديث المستندات الخاصة بالمخزون بشكل متكرر بعد نهاية فترة محددة.
- من الجدير بالذكر أنه يمكن القيام بالجرد الدوري بشكل أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي. والذي يمكن اعتباره الفرق بين الجرد الدوري والمستمر الأبرز.
- من ثم تبدأ المؤسسة بحساب كميات المخزون الموجودة، وتقييد المنتجات الشرائية والبضائع التي تم شراؤها في قسم المشتريات.
- كذلك فإنه يمكن من خلال الجرد الدوري عمل حصر شامل لكافة المنتجات بشكل يدوي، من ثم تسجيل ذلك في السجلات المالية.
في أغلب المؤسسات يتم عمل الجرد الدوري بشكل ربع سنوي لإعداد تقارير شاملة خاصة بالمخزون، حيث يمكن ذلك من خلال:
- عمل جرد وحساب كميات المواد الخامة وتسجيلها.
- من ثم يتم حساب قيمة المخزون الموجود بالفعل بعد ضرب العدد المتاح من المنتج في سعر الوحدة الواحدة.
- من خلال ذلك يمكن اعتماد تلك القيمة بشكل دائم على أنها الرصيد الرسمي الخاص بالمنتج أو المادة الخام.
- كما أنه لا يمكن التعديل فيها إلا بعد انتهاء فترة الجرد.
- من الجدير بالذكر أنه يتم تسجيل التكلفة الشاملة للرصيد المُباع على مدار العام عن طريق القيام بحساب مخزون بداية الفترة + قيمة المشتريات – مرتجعات المشتريات – مخزون آخر الفترة.
ذلك بجانب أن للجرد الدوري مميزات عديدة ومنها كونه من الأنظمة السهلة أثناء إجراءها وغير مكلفة.
لكن قد تظهر بعض السلبيات أثناء عمل الجرد ومنها صعوبة عمل حصر لكمية المخزون، وتحديد الأسعار والأرقام الخاصة بالخسائر بشكل دقيق وبكفاءة عالية.
الجرد المستمر
كذلك يوجد نوع أخر من الجرد وهو الجرد المستمر، والذي يمكن التعرف عليه من خلال الآتي:
يُعرف الجرد المستمر بأنه نظام يمكن من خلاله مراقبة البضائع والمخزون بشكل مستمر، وذلك من خلال الاعتماد على التكنولوجيا والتقنية الحديثة والتي تعرف بـ نظام نقاط البيع الإلكترونية.
لذلك نجد أن الفرق بين الجرد الدوري والمستمر يمكن ملاحظته بكل سهولة بسبب وجود عدة اختلافات بين الأنظمة.
- حيث نجد أنه يمكن عمل التعديلات المختلفة والجديدة على أرصدة المخزون في المخازن على الفور بشكل مباشر وذلك بعد شراء أو بيع المنتج.
- من خلال ذلك يمكن الحصول على قيمة المخزون بشكل دقيق للغاية وبدون وجود أي نسبة خطأ.
- كما أنه يمكن من خلال نظام الجرد المستمر ضمان التحكم الكلي بالحساب الفعلي للبضائع، وذلك لكونه يعتمد على تسجيل عمليات الشراء والبيع والارتجاع والتوريد والصرف بشكل آلي على شكل تقارير مالية خاصة بالمؤسسة.
- من الجدير بالذكر أنه يتم كتابة كافة البيانات مثل تاريخ الإصدار والجودة والإيصالات والتكلفة الخاصة بالمنتجات الموجودة في المخازن في سجل خاص بالمعاملات المادية.
- ذلك بالإضافة إلى أنه يمتلك كل منتج رقم متسلسل خاص به، والذي قد يساهم في تنظيم ترتيب وأماكن المنتجات داخل المخزن ومعرفة تاريخ صلاحيته بكل سهولة.
- من الجدير بالذكر أن كافة المعلومات والبيانات الخاصة بنظام الجرد المستمر يتم الاحتفاظ بها بشكل محدث.
- ولذلك يمكن الوثوق بصحة الرصيد الخاص بالمخزون، والذي يمكن معرفة قيمته من خلال حساب قيمة المخزون في أول الجرد + الإيصالات – القضايا.
- كذلك فإن أمين المخازن له دور مهم في الحفاظ على كافة الدفاتر الخاصة بالجرد والسجلات المحاسبية.
- لكن يمكن ملاحظة بعض العيوب الخاصة بنظام الجرد المستمر ومنها ارتفاع تكلفة النظام.
- أما بالنسبة لمميزاته فنجد أنه يمكن العثور على سبب الخلل والخسائر بشكل أسهل وأسرع.
الفرق بين الجرد الدوري والمستمر
من الجدير بالذكر أنه توجد عدة اختلافات بين نظام الجرد الدوري والمستمر في طريقة إجراء كلًا منهما، حيث يمكن الاطلاع على الفرق بين الجرد الدوري والمستمر بشكل مفصّل من خلال الآتي:
- نجد أنه يمكن العثور على التقارير التي تضم الحالة وجودة المنتجات في نهاية كل فترة في الجرد الدوري، بينما لا يتم كتابتها في الجرد المستمر.
- بالإضافة إلى أنه قد يتم الحصول على حسابات دقيقة لأسعار المنتجات التي تم بيعها في الجرد المستمر، ولكن يمكن العثور على تلك التقارير في الجرد الدوري في نهاية الفترة الخاصة بالجرد فقط.
- ذلك بجانب أنه يتم حساب قيمة المخزون وتسجيل البيانات من قبل الموظفين وبشكل يدوي، بينما يعتمد الجرد المستمر على الحاسب الآلي لرصد الكميات بشكل تلقائي ومباشر.
- كما أنه يمكن ملاحظة الفرق بين الجرد الدوري والمستمر في طريقة الاحتفاظ بالتقارير، حيث يقوم الأستاذ العام بالاحتفاظ في الجرد المستمر بالسجلات الخاصة بحالة المنتجات الموجودة في قاعدة البيانات.
- لكن يتم في الجرد الدوري وضع أسعار المنتجات التي تم بيعها في السجلات المحاسبية أثناء فترة الجرد.
- كذلك يمكن إيجاد الفرق بين الجرد الدوري والمستمر في التكلفة الخاصة بكلًا منهم، حيث نجد أن تكلفة الجرد المستمر أعلى من الجرد الدوري، ويرجع ذلك إلى تكلفة البرامج التقنية الحديثة والموظفين الخبراء في المجال.
الجرد السنوي
من الجدير بالذكر أنه يمكن إيجاد بعض المؤسسات التي تقوم بإجراء الجرد السنوي، وإليك أهم النقاط المتعلقة به:
- يُعرف الجرد السنوي بكونه يتم مرة واحدة كل عام، ويكون ذلك قبل الانتهاء من تسجيل التقارير المالية الخاصة بالمؤسسة والتي يتم تحديثها بشكل سنوي.
- كما أنه قد ينتج عن الجرد السنوي بعض النتائج الغير دقيقة.
- قد يتشابه الجرد السنوي مع الجرد الدوري ولكن توجد بعض الاختلافات والتي يمكن معرفتها كما تم التعرف على الفرق بين الجرد الدوري والمستمر مما سبق.
- حيث نجد أنه يمكن اعتبار الجرد الدوري نظام متخصص بحساب قيمة المخزون بعد فترة محددة قد تكون بشكل يومي أو كل 3 أشهر.
- بينما يتم القيام بالجرد السنوي كل عام، وذلك لكي يضم كافة المعاملات المالية والأسهم الخاصة بالمؤسسة.
في نهاية المقال نكون قد ذكرنا الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وكيف تقوم بهما بطريقة مبسطة إلي حد ما. تساعدك شركة محاسبكم على التعامل مع جميع المعاملات المحاسبية باحترافية مما قد يسهل التعامل مع نظام الجرد من خلال خدمة امساك الدفاتر المحاسبية لإمكانية المقارنة بين المخزون الموجود وبين ما هو مسجل على الدفاتر المحاسبية لتجنب الأخطاء والمشاكل مثل العجز في المخزون مقابل الطلب أو اكتشاف أي تلاعب.
